Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous

Clinique EK – Esthétique Karina (« la clinique », « nous ») est une clinique d’esthétique qui offre notamment l’épilation laser, les soins du visage et du corps, les soins médico-esthétiques et les injections esthétiques. Elle est située au 180, 25e Avenue, bureau 203, Saint-Eustache (Québec) J7P 2V2.

• Téléphone450-491-0048
• Site Webwww.esthetique-k.com

Cette politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons à la clinique, par téléphone, par courriel, par texto, par nos plateformes de rendez-vous et par ce site Web. Elle décrit aussi nos pratiques de gouvernance des renseignements personnels.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la loi, la personne qui a la plus haute autorité à la clinique exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels. À la clinique, il s’agit de Karina Roa, fondatrice. Elle veille à l’application de cette politique et répond à vos questions, à vos demandes et à vos plaintes.

• ResponsableKarina Roa
• TitreFondatrice de Clinique EK et responsable de la protection des renseignements personnels
• Téléphone450-491-0048 (téléphone de la clinique)
• Texto514-746-0048
• CourrielEsthetiquekarina@gmail.com
• Adresse180, 25e Avenue, bureau 203, Saint-Eustache (Québec) J7P 2V2

Vous pouvez joindre Karina Roa par téléphone, par texto ou par courriel. Pour une demande d’accès, de correction ou de retrait de consentement, nous vous demanderons de la confirmer par écrit (courriel ou texto) en indiquant votre nom, afin d’en garder une trace et de vous répondre par écrit dans les délais prévus (voir Vos droits).

3. Renseignements que nous recueillons

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins décrites dans Pourquoi nous utilisons vos renseignements. Selon le soin demandé, nous pouvons recueillir :

• Identité et coordonnées : nom, prénom, date de naissance (pour vérifier votre âge et adapter les soins), numéro de téléphone, courriel et, au besoin, adresse postale.
• Rendez-vous et soins : soins demandés et reçus, dates, préférences, notes de suivi et recommandations.
• Formulaires de consultation et renseignements de santé : antécédents médicaux et cutanés pertinents, allergies, médicaments, grossesse ou allaitement, traitements antérieurs, exposition au soleil, type de peau et contre-indications, ainsi que vos consentements aux soins. Ce sont des renseignements sensibles (voir Dossier de santé et consentement aux soins).
• Photographies : photographies avant/après et images de la peau (voir Photographies avant/après).
• Paiement et facturation : montants, modes de paiement et factures et, au besoin, les renseignements nécessaires à une demande de financement. Les paiements par carte sont traités par notre fournisseur de paiement : la clinique ne conserve pas vos numéros de carte complets.
• Communications : courriels, textos, messages et notes d’appels, y compris le contenu de vos demandes.
• Personnes mineures : renseignements du parent ou du tuteur (voir Enfants et adolescents).
• Technologies de ce site : le choix de témoins que vous faites sur ce site (conservé dans votre navigateur) et, si vous l’acceptez, les données techniques transmises par les contenus externes décrits dans Témoins et autres technologies.
• Vidéosurveillance : images et sons captés par les caméras de la clinique, à l’entrée et à la réception (voir Caméras de surveillance).

Comment nous les recueillons. Directement auprès de vous : en personne (formulaires de consultation papier ou électroniques), par téléphone, par courriel, par texto ou par le formulaire de ce site. Nous en recevons aussi de nos plateformes de rendez-vous lorsque vous réservez en ligne.

Formulaire de contact de ce site. Lorsque vous cliquez sur « Envoyer ma demande », votre nom, votre courriel, le soin qui vous intéresse et votre message facultatif sont transmis, par une connexion sécurisée, à un service de Google (voir Avec qui nous partageons vos renseignements) qui les achemine à la boîte courriel de la clinique. Rien n’est transmis avant que vous cliquiez, et ces renseignements ne sont pas conservés sur ce site : ils servent uniquement à répondre à votre demande. Comme pour toute visite d’un site Web, Google reçoit alors votre adresse IP et des données techniques de votre navigateur. N’y inscrivez pas de renseignements de santé.

4. Dossier de santé et consentement aux soins

Avant certains soins (par exemple l’épilation laser, les peelings, le microneedling, la thermocoagulation ou les injections), nous vous demandons de remplir un formulaire de consultation afin de vérifier que le soin est sécuritaire pour vous. Un dossier est alors ouvert à votre nom.

• Contenu du dossier : votre formulaire de consultation, votre consentement aux soins, les notes de chaque soin (date, soin, paramètres, produits utilisés, réactions), vos photographies cliniques et nos recommandations de suivi.
• Consentement aux soins : avant un soin, nous vous expliquons ses bienfaits, ses risques et les précautions à prendre. Ce consentement est distinct de votre consentement à l’utilisation de vos renseignements : vous pouvez refuser un soin ou retirer votre consentement en tout temps.
• Exactitude : nous comptons sur vous pour fournir des renseignements exacts et nous informer de tout changement (médicaments, grossesse ou allaitement, nouvelle condition de santé, exposition au soleil). Nous vous demanderons de mettre votre formulaire à jour au besoin.
• Accès limité : seules les personnes qui offrent ou soutiennent vos soins ont accès à votre dossier, dans la mesure nécessaire à leur rôle. Les professionnelles de la santé de l’équipe, comme l’infirmière qui offre les injections esthétiques, sont aussi tenues au secret professionnel.
• Injections esthétiques : elles sont offertes par Mylene Lamontagne, infirmière, qui utilise la plateforme Jane pour les rendez-vous et les dossiers d’injection.
• Communication de votre dossier : nous ne le communiquons à une autre personne (par exemple un médecin ou une autre professionnelle de la santé) qu’avec votre consentement, ou lorsque la loi l’exige ou le permet.

La durée de conservation de votre dossier est indiquée à la section Conservation et destruction.

5. Pourquoi nous utilisons vos renseignements

• Vous offrir des soins sécuritaires et adaptés : évaluer vos besoins, vérifier les contre-indications et assurer le suivi.
• Gérer vos rendez-vous : confirmations, rappels et annulations.
• Facturer et traiter les paiements.
• Répondre à vos questions et à vos demandes.
• Respecter nos obligations légales, professionnelles et d’assurance.
• Assurer la sécurité des personnes et des lieux, notamment au moyen des caméras de surveillance (voir Caméras de surveillance).

Seulement avec votre consentement distinct : utiliser vos photographies avant/après dans nos communications (voir Photographies avant/après) et vous envoyer des communications promotionnelles (voir Courriels, textos et appels).

Nous n’utilisons pas vos renseignements à d’autres fins sans votre consentement, sauf si la loi le permet. Nous ne les vendons pas.

6. Votre consentement

• Nous demandons votre consentement en termes simples et clairs, pour des fins précises. Il doit être manifeste, libre et éclairé, et il ne vaut que pour la durée nécessaire à ces fins.
• Renseignements de santé et autres renseignements sensibles : nous obtenons votre consentement exprès (par exemple en signant ou en confirmant le formulaire de consultation), présenté séparément des autres informations.
• Si vous refusez de fournir les renseignements de santé nécessaires à votre sécurité, nous pourrions ne pas être en mesure d’offrir certains soins (par exemple le laser, les injections ou les peelings).
• Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec la personne responsable (voir Responsable de la protection des renseignements personnels), sous réserve des restrictions prévues par la loi ou par une entente. Nous vous expliquerons les conséquences du retrait.
• Pour les personnes mineures, voir Enfants et adolescents. Le consentement à un soin est expliqué dans Dossier de santé et consentement aux soins.

7. Photographies avant/après

• Photographies cliniques : avec votre consentement, nous pouvons photographier la zone traitée avant et après un soin afin de suivre l’évolution de votre peau. Elles sont versées à votre dossier.
• Utilisation dans nos communications : nous n’utilisons jamais vos photographies (site Web, réseaux sociaux, publicités) sans votre consentement écrit distinct et facultatif, qui précise où et comment elles seront utilisées. Refuser n’a aucun effet sur vos soins.
• Retrait : vous pouvez retirer ce consentement en tout temps. Nous retirerons alors vos photographies de nos communications dans un délai raisonnable. Nous ne pouvons toutefois pas reprendre les copies déjà partagées par des tiers.
• Vos photographies ne sont communiquées qu’aux personnes qui en ont besoin pour vos soins et à nos fournisseurs de stockage (voir Avec qui nous partageons vos renseignements).

8. Courriels, textos et appels

• Messages liés à vos soins : nous pouvons vous joindre par téléphone, par texto ou par courriel pour confirmer ou rappeler un rendez-vous, vous donner des consignes avant ou après un soin, assurer votre suivi et répondre à vos questions. Ces messages sont nécessaires à nos services.
• Messages promotionnels : nous ne vous envoyons nos promotions, nos forfaits et nos nouveautés que si vous y avez consenti, par exemple en cochant une case, en remplissant un formulaire ou en nous le demandant. Ce consentement est facultatif et sans effet sur vos soins.
• Se désabonner : utilisez le lien de désabonnement inclus dans chaque courriel promotionnel ou dites-nous simplement que vous ne voulez plus recevoir de messages promotionnels (par texto, par téléphone ou en personne). Nous donnons suite à votre demande sans délai, et au plus tard dans les 10 jours ouvrables.
• Loi canadienne anti-pourriel : nos messages promotionnels respectent cette loi : ils indiquent clairement qui les envoie et comment nous joindre.
• Prudence : les courriels et les textos ne sont pas des moyens de communication entièrement sûrs. Évitez d’y inscrire des renseignements de santé détaillés (voir Protection et sécurité). Des frais de messagerie de votre fournisseur de téléphonie peuvent s’appliquer aux textos.

9. Avec qui nous partageons vos renseignements

Nous ne communiquons vos renseignements qu’aux personnes qui en ont besoin pour vous servir, avec votre consentement ou lorsque la loi le permet ou l’exige.

Nos fournisseurs ne peuvent utiliser vos renseignements que pour nous fournir leur service.

Certains fournisseurs peuvent traiter ou conserver des renseignements à l’extérieur du Québec. Avant toute communication à l’extérieur du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée, comme la loi l’exige, afin de nous assurer que les renseignements bénéficieraient d’une protection adéquate.

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements.

10. Témoins et autres technologies

Nous n’activons les technologies non essentielles qu’avec votre accord. À votre première visite, une bannière vous permet de tout accepter, de tout refuser ou de personnaliser vos choix. Tout est refusé tant que vous n’avez pas choisi. Vous pouvez modifier votre choix en tout temps avec le bouton ci-dessous ou avec le lien « Gérer mes témoins » au bas de chaque page. Votre choix est conservé 12 mois.

Les polices de caractères du site sont hébergées sur notre propre site : aucune donnée n’est transmise à Google à cet effet.

Hormis les contenus externes décrits ci-dessus, que vous devez autoriser, ce site n’utilise actuellement aucune technologie qui vous identifie, vous localise ou établit votre profil, et il ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements.

11. Liens externes et réseaux sociaux

Ce site contient des liens vers des services qui appartiennent à d’autres organisations : la réservation en ligne (GoRendezVous et Jane), le site de Moïra Injections (moirainjections.ca) pour les injections esthétiques, Google Maps pour l’itinéraire, les pages de la clinique sur Instagram, TikTok et Facebook (section « Suivez-nous »), le site de WBD Studios, qui a conçu ce site (lien au bas de chaque page), et, sur la page des injections esthétiques, le compte Instagram @moira.injections. Lorsque vous cliquez sur l’un de ces liens, vous quittez notre site : vos renseignements sont alors traités selon la politique de confidentialité de ce service, que nous vous invitons à lire. Nous ne contrôlons pas leurs pratiques.

Les liens « Suivez-nous » sont de simples liens : ce site n’intègre aucun bouton, module ni code de ces réseaux sociaux, et rien ne leur est transmis tant que vous ne cliquez pas dessus.

Si vous nous écrivez par un message privé sur un réseau social, la plateforme conserve votre message selon ses propres règles. Évitez d’y inscrire des renseignements de santé et préférez le téléphone, le texto ou le courriel pour toute demande concernant vos renseignements.

12. Caméras de surveillance

La clinique est équipée de caméras de surveillance afin d’assurer la sécurité des personnes et des lieux, et de prévenir ou de documenter les vols, les bris et les incidents.

• Emplacement : les caméras sont installées uniquement dans les aires communes, soit l’entrée et la réception. Il n’y en a aucune dans les salles de soins.
• Images et son : les caméras enregistrent les images et le son. Les conversations tenues dans ces aires peuvent donc être enregistrées : par prudence, évitez d’y discuter de renseignements de santé détaillés; nous préférons en parler avec vous en salle de soins.
• Qui peut les visionner : seules les personnes autorisées par la personne responsable de la protection des renseignements personnels peuvent consulter les enregistrements, et seulement pour des raisons de sécurité.
• Conservation : les enregistrements sont conservés 7 jours, puis effacés. Une séquence n’est gardée plus longtemps que si elle documente un incident ou si une autorité l’exige (voir Conservation et destruction).
• Communication : nous ne communiquons les enregistrements qu’aux autorités (par exemple la police) ou à notre assureur, lorsque la loi le permet ou l’exige.
• Vos droits : vous pouvez demander d’accéder aux enregistrements où vous apparaissez (voir Vos droits). Faites votre demande rapidement : passé 7 jours, les enregistrements sont effacés. Si une demande est en cours, nous conservons les images concernées jusqu’à ce qu’elle soit traitée. Pour protéger la vie privée des autres personnes, nous pourrions devoir masquer ou retirer certains passages.

13. Conservation et destruction

Nous conservons vos renseignements seulement le temps nécessaire pour réaliser les fins décrites ci-dessus ou pour respecter nos obligations légales, professionnelles et d’assurance. Si vous ne revenez plus à la clinique, votre dossier est conservé 7 ans après votre dernière visite. Il est ensuite détruit de façon sécurisée ou rendu anonyme.

Destruction. À la fin de ces durées, vos documents papier sont déchiquetés et vos fichiers électroniques, y compris vos photographies, sont supprimés définitivement.

Destruction à votre demande. Si vous souhaitez que nous détruisions votre dossier avant la fin de ces durées, faites-en la demande à la personne responsable. Nous y donnerons suite, sauf si la loi ou nos obligations professionnelles et d’assurance nous obligent à le conserver.

14. Protection et sécurité

Nous prenons des mesures de sécurité raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements :

• accès limité aux personnes qui en ont besoin, selon leur rôle;
• dossiers papier rangés sous clé et dossiers électroniques protégés par mot de passe;
• appareils et comptes protégés (mots de passe robustes, authentification à deux facteurs lorsque c’est possible);
• recours à des fournisseurs reconnus, avec les mesures de sécurité qu’ils offrent;
• engagement de confidentialité de toute personne qui travaille à la clinique.

Aucune transmission par Internet n’est totalement sûre. Par prudence, évitez de nous envoyer des renseignements de santé détaillés par courriel ou par texto : nous préférons en discuter avec vous lors de votre consultation.

Incidents de confidentialité. Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons sans délai la Commission d’accès à l’information du Québec et les personnes concernées, et nous prendrons les mesures nécessaires pour réduire le risque.

15. Enfants et adolescents

Nous offrons certains soins aux enfants et aux adolescents. Pour une personne de moins de 14 ans, le consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements est donné par le titulaire de l’autorité parentale ou par son tuteur. À partir de 14 ans, la personne peut consentir elle-même, ou son parent ou son tuteur peut le faire pour elle. Le parent ou le tuteur peut exercer les droits décrits dans Vos droits au nom d’un enfant de moins de 14 ans.

16. Vos droits

Selon la loi, vous avez le droit de :

• accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• faire corriger les renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements;
• obtenir les renseignements recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité), sous réserve des exceptions prévues par la loi;
• demander que nous cessions de diffuser vos renseignements ou que nous désindexions un lien, lorsque la loi le permet;
• être informé si une décision vous concernant était prise exclusivement par un traitement automatisé (nous n’en prenons aucune).

Comment exercer vos droits. Communiquez avec Karina Roa, la personne responsable (voir Responsable de la protection des renseignements personnels), en précisant votre demande. Nous vous demanderons de la confirmer par écrit (courriel ou texto) et de confirmer votre identité. L’accès et la rectification sont gratuits; des frais raisonnables peuvent toutefois s’appliquer pour la transcription, la reproduction ou la transmission de vos renseignements, et nous vous en informerons avant. Nous vous répondrons par écrit au plus tard 30 jours après la réception de votre demande. Si nous refusons, nous vous expliquerons pourquoi et nous vous indiquerons vos recours.

17. Plaintes

Si vous croyez que nous n’avons pas respecté cette politique ou la loi, communiquez avec la personne responsable (voir Responsable de la protection des renseignements personnels) et décrivez la situation par écrit (courriel ou texto). Votre plainte est traitée de façon confidentielle :

1. Nous confirmons la réception de votre plainte dans les meilleurs délais.
2. Nous examinons les faits avec diligence.
3. Nous vous répondons par écrit, avec les motifs de notre décision et les correctifs appliqués, au plus tard 30 jours après la réception de votre plainte.
4. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

Vous pouvez aussi vous adresser directement à la Commission en tout temps.

18. Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique, notamment si nos pratiques ou la loi changent. La version à jour est toujours publiée sur cette page, avec sa date d’entrée en vigueur. Si les changements sont importants, nous vous en informerons et, au besoin, nous demanderons de nouveau votre consentement.